I. Cơ sở pháp lý
- Luật doanh nghiệp
- Luật đầu tư nước ngoài tại Việt Nam
- Luật kế toán
- Luật thương mại
- Luật thuế GTGT
- Luật giao dịch điện tử
- Các VBQPPL khác của nghành thuộc lĩnh vực sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp
* Để quản lý công tác văn thư trong doanh nghiệp trong nước, có thể nghiên cứu các văn bản của Nhà nước quy định về việc thực hiện công tác văn thư để ban hành những văn bản quy định về việc thực hiện công tác văn thư cho mỗi loại hình doanh nghiệ. Để ban hành văn bản quy định về việc thực hiện công tác văn thư trong doanh nghiệp có thể dựa trên các văn bản quy định tại :
- Pháp lệnh lưu trữ quốc gia 2001, Điều 1: “ Tài liệu LTGQ là tài liệu có giá trị về kinh tế, chính trị, quốc phòng, an ninh, ngoại giao, văn hóa, giáo dục, KHCN được hình thành trong các thời kỳ lịch sử của dân tộc Việt Nam. Trong quá trình hoạt động của các cơ quan Nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức xã hội – nghề nghiệp, tổ chức kinh tế, đơn vị vũ trang nhân dân & các nhân vật lịch sử tiêu biểu phục vụ nghiên cứu lịch sử, khoa học vào hoạt động thực tiễn”
* Nghị định 110, điều 1 nêu rõ phạm vi, đối tượng áp dụng điều chỉnh như sau:
“ Nghị định này quy định về công tác Văn thư & quản lý Nhà nước về công tác Văn thư, được áp dụng đối với cơ quan Nhà nước,tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội nghề nghiệp, tổ chức kinh tế, đơn vị vũ trang nhân dân.”
- Điều 3, NĐ 110: quy định về trách nhiệm thực hiện đối với công tác Văn thư: “ người đứng đầu cơ quan, tổ chức trong phạm vi quyền hạn được giao có trách nhiệm chỉ đạo công tác Văn thư, chỉ đạo công việc nghiên cứu ứng dụng KHCN vào công tác Văn thư.
Mọi cá nhân trong quá trình theo dõi & giải quyết công việc có liên quan đến công tác Văn thư phải thực hiện nghiêm chỉnh quy định tại Nghị định này & quy định khác của PL về công tác Văn thư.”
- Điều 23, NĐ 110: quy định về trách nhiệm đối với công tác lập hồ sơ & giao nộp HS vào lưu trữ hiện hành: “ Trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc, mối có nhân phải lập Hs về công việc đó.”
- Ngoài ra, thông tư 55 cũng là cơ sở để các doanh nghiệp thực hiện tốt công tác văn thư
II. Các biện pháp tổ chức quản lý công tác văn thư trong doanh nghiệp
1. Tổ chức bộ phận phụ trách, tham mưu cho lãnh đạo doanh nghiệp về công tác Văn thư
- Điều 29, NĐ 110: “ Căn cứ vào khối lượng công việc, các cơ quan, tổ chức phải thành lập phòng, tổ văn thư hoặc bố trí người làm Văn thư.
Văn bản thành lập phải nêu rõ:
+ Chức năng của bộ phận văn thư: Tổ chức thực hiện công tác hành chính văn thư của Doanh nghiệp ( quản lý công tác Văn thư trong doanh nghiệp)
+ Nhiệm vụ của cán bộ văn thư: Tham mưu cho lãnh đạo doanh nghiệp về việc tổ chức thực hiện công tác văn thư của doanh nghiệp; Giúp người đứng đầu doanh nghiệp phổ biến, tập huấn cho cán bộ viên chức trong cơ quan phương pháp soạn thảo văn bản & phương pháp quản lý Văn bản, tài liệu & lập hồ sơ.
+ Quản lý văn bản đi, đến của doanh nghiệp
+ Hướng dẫn thành lập DMHS cho cơ quan, đơn vị
+ Tham mưu giúp thủ trưởng cơ quan & chánh văn phòng ( Trưởng phòng hành chính) quy định & ban hành kế hoạch giao nộp HS, tài liệu vào LTCQ
+ Tổ chức tốt quá trình cung cấp thông tin cho hoạt động quản lý
+ Quản lý, sử dụng con dấu đúng quy định
+ Tham gia phục vụ các hội nghị của doanh nghiệp, bao gồm các công việc chuẩn bị cho hội nghị( gửi giấy mời họp, tài liệu hội nghị, lập danh sách đại biểu tham dự hội nghị )
+ Cấp giấy giới thiệu, giấy đi đường cho cán bộ nhân viên khi đi công tác
+ Ứng dung CNTT trong công tác Văn thư
+ Giúp lãnh đạo doanh nghiệp soạn thảo & ban hành các văn bản quy định về quy chế thực hiện công tác Văn thư trong doanh nghiệp
2. Tuyển chọn & bố trí cán bộ văn thư chuyên trách
- Công tác tuyển dụng: Căn cứ vào tính chất & mức độ phức tạp của công việc mà bố trí cán bộ văn thư chuyên trách
- Căn cứ vào quy mô của Doanh nghiệp: Các doanh nghiệp lớn ( doanh nghiệp Nhà nước, tập đoàn kinh tế) thì bố trí CBVT chuyên trách có trình độ Đại học, Cao Đẳng. Đối với doanh nghiệp liên doanh, doanh nghiệp 100% vốn nước ngoài yêu cầu trình độ ngoại ngữ. Các doanh nghiệp nhỏ, doanh nghiệp tư nhân có thể bố trí CBVT kiêm nhiệm
3. Ban hành các Văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về thực hiện công tác Văn thư
- DN cần ban hành các VB chỉ đạo hướng dẫn về công tác Văn thư, như quy định, quy chế, hướng dẫn trên các Vb QPPL như Pháp lệnh LTQG, NĐ 58, NĐ 110, NĐ 31, NĐ 09, TTLT 55, TT 07, TT 01, công văn 425, công văn 139 & quy định của cơ quan cấp trên, nếu có
- Xây dựng quy chế công tác Văn thư trrong doanh nghiệp
* Cách thức: - Căn cứ vào VB QPPL của Nhà nước gồm các nghành luật có liên quan & các VB về việc thực hiện công tác Văn thư, các quy định của cơ quan cấp trên, nếu có
- Soạn thảo quy chế, gửi dự thảo, gửi lên trình Chánh Văn phòng
* Mục đích: - Gửi dự thảo lên các đơn vị có liên quan, xin ý kiến đóng góp
- Tổng hợp lại
- Trình trưởng phòng hành chính, Chánh Văn phòng
- Trình lên lãnh đạo cơ quan xem xét để tổ chức hội thảo & ký ban hành
4. Tổ chức nghiệp vụ văn thư cho cán bộ nhân viên
* Hình thức hướng dẫn:
- Xây dựng thành Văn bản quá trình thực hiện công tác Văn thư để cán bộ nhân viên đọc
- Cán bộ văn thư trực tiếp đến các đơn vị, phòng, ban để hướng dẫn nghiệp vụ cho cán bộ nhân viên
- Mở lớp bồi dưỡng, mời các chuyên gia đến tập huấn
- Cử cán bộ nhân viên đi tham dự lớp tập huấn
* Nội dung hưỡng dẫn:
- Tùy theo tình hình thực tế của DN mà hướng dẫn cho cán bộ nhân viên thẩm quyền ban hành của VB từng doanh nghiệp
- Phương pháp STVB ( thảm quyền ban hành, kỹ thuật soạn thảo, thể thức trình bày ), phương pháp quản lý Văn bản
- Phương pháp lập HS ( phương pháp xây dựng DMHS, Phương pháp lập HS, thủ tục giap nộp HS )
5. Kiểm tra, đánh giá, khen thưởng & xử lý vi phạm về công tác Văn thư
- Các cơ quan Nhà nước có thẩm quyền & lãnh đạo doanh nghiệp cần có quy định & tiến hành kiểm tra, đánh giá CTVT của DN, đồng thời đề ra chế độ khen thưởng cũng như chế tài xử lý vi phạm rõ ràng về việc thực hiện
- Đặc biệt đối với các doang nghiệp nhà nước cần duy trì chế độ báo cáo thống kê về công tác Văn thư lưu trữ theo quy định tại Quyết định 13, QĐ 13/2005-QĐ/BNV ngày 06/01/2005 về việc ban hành chế độ báo cáo thống kê công tác Văn thư lưu trữ
- Kiểm tra đánh giá về công tác Văn thư ( việc soạn thảo & ban hành VB; quản lý & lập HS, giao nộp HS )
- Khen thưởng : Điều 31, NĐ 110 quy định về khen thưởng “ Cơ quan, tổ chức, cá nhân có thành tích trong công tác Văn thư được khen thưởng theo quy định của Pháp luật
+ Hình thức khen thưởng: Bằng khen, giấy khen, tiền, ngày nghỉ, nâng lương trước thời hạn, đi tham quan, nghỉ mát, là căn cứ để làm thi đua cuối năm
+ Xử lý vi phạm: ĐIều 32, Nghị định 110 quy định về xử lý vi phạm: “ người nào vi phạm các quy định của nghị định này & quy định khác của Pháp luật về công tác Văn thư thì tùy theo tính chất, mức độ vi phạm mừ bị xử lý kỷ luật hoặc truy cứu trách nhiệm hình sự theo quy định của Pháp luật
+ Cấp xử lý: Trưởng đơn vị đề nghị lãnh đạo DN
+ Hình thức xử lý: Phạt hành chính, lương, thưởng, nêu trước toàn DN, làm tiêu chí để tính thi đua cuối năm, thuyên chuyển công tác, xử lý hình sự ( nếu đặc biệt nghiêm trọng như làm mất VB, giấy tờ hoặc bán bí mật kinh doanh, công nghệ của DN gây thiệt hại cho DN, cho đất nước ) ; giả mạo chữ ký & con dấu trong thực hiện các giao dịch với doanh nghiệp
Chương 4: Tổ chức soạn thảo, ban hành Văn bản,
Quản lý và sử dụng con dấu trong doanh nghiệp
I. Các loại Văn bản mà doanh nghiệp được phép ban hành
1. Văn bản hành chính
- Các loại VBHC mà DN được phép ban hành cũng tương tự như các loại hình cơ quan quan khác. Mặt phác, VB do DN ban hành rất đa dạng, tùy thuộc vào lĩnh vực hoạt động của công ty
- VBHC do DN ban hành gồm các loại sau:
+ Điều lệ: Là VB quy định thống nhất các quy tắc chế độ, tiêu chuẩn nhằm điều tiết mọi hoạt động của DN. Đây là VB có vị trí quan trọng hàng đầu, là cơ sở pháp lý cho mọi hoạt động của DN & được ban hành ngay từ khi DN được thành lập & tồn tại trong quá trình hoạt động và phát triển của DN. Nó đề cập đến những vấn đề chủ yếu như: Các thành viên góp vốn, hình thức, tên gọi và trụ sở công ty, các lĩnh vực hoạt động của Doanh nghiệp, vốn điều lệ, quyền & nghĩa vụ của các thành viên công ty, quyền hạn & nghĩa vụ của các tổ chức, chức vụ DN như HĐQT, Chủ tịch HĐQT, Tổng giám đốc, giám đốc...Tùy thuộc vào hình thức hoạt động của từng DN mà có những quy định riêng
Các DN chịu sự chi phối của các điều lệ, và không được trái với các điềulệ này quy định các vấn đề liên quan đến mọi hoạt động của DN như vốn, trụ sở, các chức danh quyền & nghĩa vụ của các thành viên
+ Nghị quyết: Là hình thức VB dùng để thực hiện kết luận & Quyết định được tập thể thông qua. Đối với các DN ngoài quốc doanh, Nghị quyết được ban hành trong các cuộc họp của đại hội đồng cổ đông, HĐQT, HĐTV. Nhìn chung, nội dung của các Nghị quyết chủ yếu liên quan đến các quyết định về những vấn đề quan trọng của DN như định hướng kinh doanh, tăng giảm nguồn vốn, thay đổi thành viên, bộ máy nhân sự
+ Quyết định: Là VB dùng để quyết định liên quan đối với các vấn đề về tổ chức bộ máy nhân sự, chế độ tiền lương, khen thưởng, kỷ luật của DN. Nhìn chung, trong hoạt động của DN ngoài quốc doanh, QĐ được ban hành về các vấn đề sau:
QĐ về thành lập phòng , ban, đơn vị của công ty QĐ về ban hành quy chế, nội quy+ Quy chế: Là hình thức VB được các DN sử dụng trong việc đề ra các quy định về nghĩa vụ pháp lý cho từng đối tượng thuộc lĩnh vực nhất định trong DN, quy chế chủ yếu đề cập đến vấn đề : Quy chế làm việc, quy chế đấu thầu, quy chế chi tiêu, quy chế chuyển nhượng cổ phần
+ Hợp đồng: VB phản ánh sự thỏa thuận giữa các đơn vị, cơ quan về việc thiets lập, thay đổi hoặc chấm dứt các quyền & nghĩa vụ đối vỡi mọi công việc có liên quan. Chức năng chủ yếu của DN là sản xuất, kinh doanh nên việc hình thành các hợp đồng kinh tế là một tất yếu nhằm đảm bảo cơ sở pháp lý cho các hoạt động kinh doanh của DN. Vì vậy, só lượng hợp đồng hình thành trong DN nhiều, chiếm 1 số lượng không nhỏ trong tổng số lượng VB được hình thành. Ngoài ra, trong hoạt động của Dn, còn có hợp đồng lao động, hoạp đồng dân sự. HĐKT là sự thỏa thuận bằng VB giao dịch giữa các bên ký kết thực hiện công việc sản xuất, trao đổi hàng hóa, dịch vụ, nghiên cứu, ứng dụng KHKT & các hoạt động khác có mục đích kinh doanh với sự quy định rõ ràng về quyền & nghĩa vụ để xây dựng và thực hiện kế hoạch của mình. Tùy theo khối luượng và tính chất của hợp đồng kinh tế có thể phân ra môt số loại hợp đồng cụ thể như: Hợp đồng mua bán, hợp đồng xây dựng, hợp đồng chuyển hàng
Hợp đồng mua bán: Là loại Hợp đồng giữa các DN, theo đó bên bán có nghĩa vụ chuyển quyền sở hữu hành hóa cho bên mua & bên mua có nghĩa vụ trả cho bên bán 1 khoản tiền ngang với giá trị hàng hóa Hợp đồng dân sự: là sự thỏa thuận giữa các bên về việc xác lập, thay đổi, hoặc chấm dứt quyền và nghĩa vụ dân sự Hợp đồng lao động: là sự thỏa thuận giũa người lao động và người sử dụng lao động. Quyền & nghĩa vụ của mỗi bên trong quan hệ lao động được ký kết bằng VB & lập thành 2 bản, mỗi bên giữ 1 bản+ Báo cáo: là loại VB dùng để tổng hợp , nhằm mục đích sơ kết, tổng hợp, đánh giá, công nhận kết quả trong hoạt động của các DN ngoài quốc doanh. Báo cáo thường đề cập đến các vấn đề về kết quả kinh doanh, tình hình tổ chức công tác thi đua, những vấn đề thuộc công việc cụ thể
+ Thông báo: VB dùng để thông tin về nội dung hoặc kết quả hoạt động của cơ quan, đơn vị hoặc truyền đạt các quyết định tới các đối tượng có liên quan để biêt thi hành
+ Kế hoạch : Thể thức VB dùng để xác định phương hướng, nhiệm vụ, chỉ tiêu, biện pháp tiến hành 1 nhiệm vụ công tác của từng cơ quan, đợ vị. Trong hoạt động của các DN ngoài quốc doanh thì thường là các kế hoạch về lao động, sản xuất, kinh doanh & tuyển dụng.
+ Tờ trình: Là VB để trình bày với cơ quan cấp trên hoặc cơ quan chức năng về 1 chủ trương, đề án, định mức kỹ thuật, đề nghị được phê duyệt
+ Biên bản: Là loại VB ghi chép tại chỗ toàn bộ thông tin về một sự việc đang diễn ra hoặc vừ mới xảy ra liên quan đến hoạt động quản lý, giao dịch, làm căn cứ pháp lý cho các VB tiếp theo
+ Công văn: Là loại VB dùng chủ yếu trong hoạt động giao dịch, giữa các Dn có liên quan đến các vấn đề như: Đề xuất, mời họp, đề nghị, đôn đốc, nhắc nhở
+ Đơn từ: Là loại thư riêng mà DN dùng để trình bày ý kiến của mình đến các cơ quan, đề nghị xem xét & GQ 1 công việc hoặc 1 yêu cầu nào đó
Ngoài ra, DN còn sử dụng tương đối phổ biến 1 số loại VBHC thông thường khác như giấy giới thiệu, ủy quyền, đi đường...
2. Văn bản Chuyên nghành
- Ngoài VBHC, DN còn sử dụng một số loại VB mang tính chuyên môn đặc thù, gắn liền với chuyên nghành: Tài liệu kế toán, hóa đơn, chứng từ, tài liệu dự án, báo cáo tiền khả thi, thuyết minh công trình...
+ Dự toán công trình
+ Tài liệu giao dịch trên thị trường chứng khoán
+ Tài liệu liên quan đến xuất nhập khẩu
+ Bản vẽ, bản thiết kế
II. Thẩm quyền ban hành các VB của DN
1. Thẩm quyền về hình thức VB
- Theo quy định hiện hành, không có bất kỳ 1 DN nào có thẩm quyền ban hành VBQPPL. Do vậy, để quản lý, điều hành & tổ chức các hoạt động, DN cần ban hành các loại VBHC & VBCN
- DN có thể ban hành VB với thể thức riêng, phù hoạp với đặc thù của DN
- DN có quyền lựa chọn giấy in, thiết kế biểu tượng DN trên VB khi ban hành
- Về thể thức trình bày, VB của DN trình bày giống với cơ quan Nhà nước. Tuy nhiên, có một số loại DN ban hành VB không theo 1 hình thức nào, ví dụ như không có quốc hiệu, ngày tháng năm hay không có tên công ty
2. Thẩm quyền về nội dung VB
- Các DN không có thẩm quyền ban hành VBQPPL mà chỉ được quyền ban hành VBHC & VBCN, nên về mặt nội dung, VB do DN ban hành chỉ có phạm vi điều chỉnh trong DN đó. Hoặc các đối tác khác có liên quan ( Nếu là VB ký kết giữa các bên)
- Khi ST & ban hành VB, nội dung VB của DN cũng phải đảm bảo tính đúng luật, không được trái với các quy định hiện hành của PL trong thẩm quyền ban hành VB cũng như các quy định trong từng lĩnh vực cụ thể thuoocjj phạm vi hoạt động của DN
- Căn cứ pháp lý để ban hành VB trong DN:
+ Căn cứ chủ yếu là luật DN
+ Điều lệ hoạt động của DN, trong đó quy định hình thức hoạt động của DN
+ Quy chế hoạt động của DN
+ Các VB QLNN của cơ quan chủ quản nghành, tùy theo lĩnh vực hoạt động của DN
+ Biên bản nghị quyết họp của HĐQT & HĐTV
* Lưu ý: DN 100 % vốn nước ngoài thì thẩm quyền về hình thức & nội dung cũng khác so với DN ở trong nước, bởi vì DN trong nước hoạt động theo pháp luật VN, theo thói quen chung. DN nước ngoài hoạt động theo thói quen của DN nước họ , từ cách đặt câu, xưng hô, dùng từ... đến quy định về thể thức VB của họ
- Về kết cấu: Đv VBHC thông thường mang tính chất thông báo, trao đổi, báo cáo, phần nội dung được trình bày ngắn gọn theo kết cấu. Phần mở đầu có chào hỏi, nêu lý do. Phần nội dung chính, các vấn đề cần trao đổ, thông báo, báo cáo. Phần kết thúc nêu đề nghị, cảm ơn.
- Về văn phong ( sử dụng từ ngữ): VB sử dụng văn phong thích hợp đối với từng loại VB. Văn phong phải rõ ràng, ngắn gọn. Đặc biệt trong cách sử dụng từ ngữ.
+ Đối với VB từ cấp trên hoặc cơ quan có thẩm quyền thường sử dụng các từ như kính gửi, kính trình.
+ Gửi VB cho các đối tượng thường là xin thông báo, gửi cho nhân viên thường là yêu cầu, đề nghị. Đối với công văn mang tính chất trao đổi thì văn phong sử dụng lịch sự, thể hiện sự trang trọng, nghiêm túc.
- Về cách xưng hô: Các DN thường tự xưng là “chúng tôi”, “ quý công ty”, & thường gọi các đối tác nhận VB là “ Quý ông”, “Quý bà”. Nếu trong nội bộ DN thì gọi là “ Anh”, “ Chị”
- Đv doanh nghiệp tư nhân, do số lượng VB ít nên việc ST & ban hành VB do giám đốc DN soạn thảo. Những VB thông thường giao cho nhân viên soạn thảo
- Các công ty liên doanh & công ty 100% vốn nước ngoài thì giao thư ký riêng soạn thảo & cán bộ chuyên môn
- Ở các DNNN, việc STVB do các CBCM đảm nhiệm
* Đối với công ty TNHH 2 thành viên trở lên, thẩm quyền về nội dung thuộc về HĐTV, Chủ tịch HĐTV, Tổng GĐ, Giám đốc.
* Đối với công ty TNHH 1 thành viên là tổ chức, thẩm quyền về nội dung thuộc về HĐTV ( nếu chủ sở hữu bổ nhiệm 2 người là đại diện theo Ủy quyền trở lên), Chủ tịch HĐTV, Tổng GĐ, Giám đốc
* Đv công ty TNHH 1 thành viên là cá nhân, thẩm quyền thuộc về chủ tịch công ty- chủ sở hữu, Giám đốc, Tổng GĐ
* Đv công ty cổ phần, Đại hội đồng cổ đông, HĐQT, chủ tịch HĐTV, GĐ hoặc tổng GĐ
* Đv công ty hợp danh, thẩm quyền thuộc về HĐTV, chủ tịch HĐTV, GĐ hoặc Tổng GĐ
III. Thủ tục trình tự ban hành VB
- Bước 1 Soạn thảo VB: Căn cứ vào tính chất, mức độ, nội dung của văn bản cần soạn thảo, chủ DN giao cho các đơn vị hoặc cá nhân chủ trì soạn thảo. Đơn vị & cá nhân có trách nhiệm thực hiện các công việc sau:
+ Xác định hình thức, nội dung & độ mật khẩn của Văn bản cần soạn thảo
+ Thu thập, xử lý thông tin
+ Soạn thảo Văn bản
Trong trường hợp cần thiết thì đề xuất với người nghiên cứu tiếp thu ý kiến để hoàn chỉnh bản thảo
+ Trình duyệt bản thảo, kèm tài liệu có liên quan
- Bước 2: Duyệt, sửa chữa bổ sung bản thảo
- Bước 3: Đánh máy, nhân bản Văn bản
- Bước 4: Kiểm tra Văn bản trước khi ký ban hành
- Bước 5: Ký ban hành Văn bản
IV. Thể thức Văn bản của Doanh nghiệp
1. Quốc hiệu
- Đối với VBHC do Nhà nước ban hành, ghi quốc hiệu giống như Văn bản của cơ quan Nhà nước
- Đối với các Văn bản chuyên môn, thông thường thì không ghi quốc hiệu
- Văn bản do DN có vốn dầu tư nước ngoài không ghi Quốc hiệu, đặc biệt là Văn bản mang tính nội bộ
2. Tác giả Văn bản
- Là tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản. Đối với các Van bản do Doanh nghiệp Nhà nước ban hành như cơ quan Nhà nước, & với các Văn bản hành chính do Doanh nghiệp ngoài quốc doanhban hành cũng thực hiện theo Quyết Định này
3. Số, ký hiệu Văn bản
- Bao gồm số, ký hiệu Văn bản, có tác dụng giúp cho việc chỉ dẫn , trích dẫn , thống kê, phân loại & tra cứu văn bản được thuận lợi, dễ dàng
- Phần số sử dụng chữ Ả rập đánh thống nhất cho các loại Văn bản hoặc riêng cho từng loại văn bản, từng vấn đề tùy theo nhu cầu của DN. Thông thường Dn thường đánh số riêng cho từng loại Văn bản dù số lượng Văn bản không nhiều. Trong từng loại Văn banrcos thể đánh số riêng theo từng vấn đề
- Văn bản của DN có vốn đầu tư nước ngoài thường trình bày theo kết cấu nhóm chữ viết tắt tên DN – viết tắt tên loại vấn đề - Số thứ tự văn bản/năm ban hành
4. Địa danh, ngày tháng, năm ban hành Văn bản
- Có nhiều DN không coi trọng yếu tố thể thức này
- Các DN nước ngoài chỉ ghi ngày tháng năm chứ không ghi địa danh
5. Tên loại, trích yếu nội dung
- Nhằm giúp người đọc khái quát được nội dung văn bản, ngay cả văn bản chuyên môn của DN cũng thể hiện yếu tố trích yếu nội dung
- Trích yếu nội dung được thể hiên dưới tên loại Văn bản. Ngoài ra, đối với văn bản của một số DN nước ngoài, phần trích yếu nội dung thường được trình bày dưới phần kính gửi
- Phần lớn các DN trong nước cũng trình bày theo Thông tư 55 & 01. Tuy nhiên, 1 số DN không trình bày theo yếu tố thể thức này
6. Nội dung
- Liên quan đến quyền lợi,nghĩa vụ & hình ảnh của DN nên câu chữ phải phù hợp & chặt chẽ. Đối với các DN lớn, Văn bản hoặc các lợi hợp đồng, các câu chữ trong Văn bản rất được chú trọng
- Về mặt kết cấu, có những DN khi ra QĐ thì: “ Căn cứ” đến “Quyết Định” đến “Điều”. Hợp đồng thì có các “Căn cứ” đến các “Điều”.
Có những DN thì có kết cấu rất sơ sài: “ Căn cứ” đến “thẩm quyền” đến các “ điều khoản”
à Thiếu sự chuyên nghiệp, không có logic trong Văn bản
- Về văn phong, sử dụng từ ngữ văn bản trong DN thể hiện trình độ & nghệ thuật soạn thảo VB.Về cơ bản, văn phong sử dụng trong VB đảm bảo yêu cầu trong văn phong hành chính. Một số DN còn sử dụng từ ngữ tăng tính biểu cảm & trang trọng trong văn bản của DN, tạo được ấn tượng tốt cho người đọc: “ Chúng tôi xin gửi lời chào trân trọng…”
7. Chữ ký của người có thẩm quyền
- Tất cả các VB ban hành đều phải có chữ ký của người thẩm quyền nhằm đảm bảo giá trị pháp lý của VB, đồng thời là cơ sở để quy trách nhiệm của người thư ký.
- Chữ ký là yếu tố thể thức đặc biệt quan trọng trong VB ủa DN. Đặc biệt là các hợp đồng kinh tế. Chỉ có người đại diện theo PL mới có thẩm quyền ký kết các hợp đồng kinh tế. Chữ ký thể hiện sự ràng buộc giữa người ký VB & hiệu quả công việc.
- Trong các DN hầu hết làm theo chế độ thủ trưởng nên chữ ký trực tiếp của người có thẩm quyền. Trong trường hợp ký thay hoặc ký thừa lệnh phải ghi rõ hình thức ký trong phần thể thức đề ký.
- Hình thức ký thay mặt chủ yếu là của HĐQT. Ngoài ra, ở một số văn bản của DN, để đảm bảo trách nhiệm pháp lý cần có chữ ký của các bên tham dự. Thông thường là nghị quyết vủa HĐQT hay đại hội đồng cổ đông. Việc đề ký được sắp xếp theo thứ tự chức danh trong HĐQT như chủ tịch, phó chủ tịch, các uỷ viên.
8. Con dấu
Cùng với chữ ký, dấu là một thể thức quan trọng thể hiện giá trị pháp lý của VB. Dù là DN nhà nước hay DN ngoài quốc doanh đều được sử dụng con dấu pháp naan trong giao dịch. Dấu đóng lên VB trùm lên 1/3 chữ ký về phía bên trái, giống như VB của cơ quan Nhà nước. Ngoài ra dấu cũng được sử dụng để đóng dấu giáp lai & dấu treo.
- Đối với DN có vốn đầu tư nước ngoài, khi ban hành các VB có tính chaatnội bộ thì không đóng dấu bởi theo quy định & quan niệm của nhiều quốc gia thì chữ ký là yếu tố quan trọng nhất của VB. Do đó chỉ những VB gửi ra bên ngoài DN mới đóng dấu.
9. Nơi nhận
- Hầu hết các VB do DN ban hành đều thể hiện rõ các yếu tố này, gồm các đối tượng:
+ Để báo cáo : là cơ quan, bộ phận có quyền giám sát hoạt động của DN mà cơ quan này phải gửi tới để b/c công tác như Tổng công ty, HĐQT.
+ Để thi hành: Các cơ quan, tổ chức & cá nhân là đối tượng quản lý trực tiếp
+ Để phối hợp: Các đối tượng cần nhận VB để có sự phối hợp trong hoạt động
10. Các yếu tố khác
- Logo là 1 biểu tượng của công ty do DN xây dựng, có thể coi là tài sản rất quan trọng của DN. Khi xây dựng logo, các DN phải đăng ký bản quyền để tránh trùng lặp hoặc ăn cắp biểu tượng. Các DN xây dựng logo của mình nhằm chuyển tải thong tin quảng bá thương hiệu về DN, nhằm tạo ấn tượng với đối tác & khách hang. Chính vì vậy, việc trình bày yếu tố thông tin này trong VB cũng góp phần quảng bá thương hiệu & hình ảnh của Dn.
V. Quản lý và sử dụng con dấu
1. Nguyên tắc quản lý
- Căn cứ hệ thống VB QPPL quy định về quản lý & sử dụng con dấu để các DN vận dụng vào DN của mình
2. Nội dung quản lý & sử dụng con dấu trong DN
- Căn cứ vào từng loại hình DN mà con dấu được quản lý theo tính chất của DN. DN nhà nước quản lý con dấu như cơ quann Nhà nước
- Đối với DN nhà nước, hoặc DN do cá nhân chủ sở hữu thì con dấu được quản lý theo quy định của chủ DN
- Quy định chung: Cán bộ VT khi đóng dấu vào VB thì phải kiểm tra kỹ, phải coi việc sử dụng con dấu laf 1 biện pháp quản lý, theo dõi, giám sát hoạt động của cơ quan
CHƯƠNG 5: TỔ CHỨC QUẢN LÝ VĂN BẢN TRONG CÁC DOANH NGHIỆP
I. Quản lý văn bản đến
1. Các loại văn bản đến
- VB của các cơ quan Nhà nước Việt Nam: Vì tất cả các doanh nghiệp đều phải hoạt động theo các VB PL của cơ quan Nhà nước ban hành cho nên các DN nhận được hoặc phải sưu tầm các VB nhằm làm căn cứ hoạt động quản lý
+ VB QPPL: Hiến pháp, các luật có lien quan đến hoạt động của DN như Luật DN, luật dân sự , luật đất đai, luật thuế… & các luật có liên quan đến ngành nghề kinh doanh của DN
+ DN cũng nhận được các loại VB hành chính thong thường, do các cơ quan nhà nước gửi đến như các công văn, thông báo của cơ quan thuế, đề nghị tài trợ, giấy mời…
- Văn bản đến của đối tác gửi đến:
+ Những cơ quan, tổ chức, cá nhân là nơi cung cấp cấp nguyên vật liệu
+ Những cơ quan, tổ chức giúp DN tiêu thụ sản phẩm, quảng cáo
+ Những cơ quan, tổ chức giúp DN về mặt lý thuật, công nghệ
+ Những cơ quan, tổ chức, DN là đối tác ký kết hợp đồng
Văn bản của các đối tác gửi đến thường là VBHC hoặc VB chuyên môn như hợp đồng kinh tế, báo giá sản phẩm, đơn thư chào hàng, thư từ giao dịch
+ VB của các cơ quan tổ chức cá nhân khác có lien quan có thể trong nước hoặc ngoài nước thường là ở dạng công văn, thư từ giao dịch, đơn thư của khách hàng sử dụng sản phẩm
2. Nguyên tắc quản lý
- Đối với các DN nhà nước cần tuân thủ nguyên tắc quản lý VB được quy định như đối với các cơ quan khác là:
+ Tất cả các VB đến của cơ quan, tổ chức trừ trường hợp PL quy định khác ( chẳng hạn hoá đơn, chứng từ kế toán) đều phải đăng ký tập trung, quản lý thống nhất tại VT cơ quan, tổ chức( ng.tắc tập trung một đầu mối)
+ VB đến thuộc ngày nào phải được đăng ký, phát hành & chuyển giao ngay ngày đó, chậm nhất là làm việc tiếp theo
+ Văn bản đến có đống dấu độ khẩn thì phải được đăng ký & trình ngay cho người có thẩm quyền, chuyển giao ngay sau khi nhận được.
+ Văn bản tài liệu mang bí mật Nhà nước phải được đăng ký theo quy định của PL hiện hành về bảo vệ bí mật Nhà nước
- Một số DN có những quy định riêng trong nguyên tắc quản lý văn bản
- Ở nhiều DN, đặc biệt là các DN ngoài quốc, hàu như không áp dụng nguyên tắc tập trung một đầu mối, còn các nguyên tắc khác đều được vận dụng trong thực tế hoạt động của DN
3. Phương pháp quản lý Vb đến
* Phổ biến ở các DN ngoài quốc doanh, việc quản lý GQVB đến chỉ gồm:
- Tiếp nhận văn bản đến
- Chuyển giao văn bản đến
- Đơn vị nhận VB trình VB để xiin ý kiến chỉ đạo, giải quyết của chủ DN
- GQVB đến
+ Hiện nay, hầu hết các tập đoàn kinh tế & các tổng công ty, các DN có quy môvừa & lớn đã áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001-2000 trong đó có áp dụng công tác VTLT ( nhằm tạo nhữnngsản phẩm dịch vụ có chất lượng cao. Khi áp dụng hệ thống quản lý chất lượng các DN đã xây dựng quy trình kiểm soát tài liệu)
II. Quản lý văn bản đi
1. Các loại Văn bản đi
- Gồm: VB hành chính & VB chuyên nghành
2. Nguyên tắc quản lý VB đi
- Nhanh chóng, chính xác, bí mật, đảm bảo quy trình, tập trung
3. Phương pháp quản lý VB đi
III. Quản lý VB mật
1. Quy định về mức độ mật của Tài liệu mang bí mật nhà nước
- Căn cứ vào danh mục bí mật Nhà nước đã được cấp có thẩm quyền quyết định, DN phải có VB quy định về mức độ mật của mình
2. Xác định & đóng dấu mức độ mật đối với từng loại tài liệu mang bí mật Nhà nước, bí mật DN
- Tài liệu mang bí mật Nhà nước hoặc bí mật DN sẽ được đóng dấu chỉ mức độ mật
- Người soạn thảo mức độ mật của tài liệu, người ký ban hành VB chịu trách nhiệm quyết định đóng dấu mật & phạm vi lưu hành VB
3. In sao, chụp tài liệu mang bí mật Nhà nước, bí mật DN
Chỉ sao, in, nhân bản đúng số lượng đã duyệt, tiêu huỷ ngay số VB thừa hoặc hỏng ở nơi bảo đảm an toàn, bí mật, không sử dung máy tính mạng để đánh máy, sao in tài liệu mật
- Đánh máy in sao, chụp tài liậu xong phải đóng dấu chỉ mức độ mật, dấu thu hồi (nếu cần), đánh số trang, số bản, phạm vi lưu hành, nơi nhận, tên người đánh máy sao in, soát, chụp tài liệu
- Nếu VB chuyển giao qua mạng = máy tính thì phải mã hoá thông tin theo quy định
4. Gửi Văn bản mật
- Mọi VB mật phải được đăng ký vào sổ đăng ký văn bản mật theo quy định
CHƯƠNG 6: TỔ CHỨC LẬP HỒ SƠ HIỆN HÀNH VÀ QUẢN LÝ HỒ SƠ
I. Các loại Hồ sơ hình thành trong hoạt động của DN
1. Hồ sơ công việc
1. Hồ sơ công việc
2. Hồ sơ nguyên tắc
3. Hồ sơ nhân sự
II. Quy trình và phương pháp lập hồ sơ
1. Tổ chức lập DMHS
- DMHS của từng cán bộ, nhân viên được tập hợp theo từng đơn vị. Bộ phận Hành chính – Văn phòng có nhiệm vụ tập hợp thành DMHS của toàn DN, trình lãnh đạo DN ban hành chính thức
Việc xây dựng DMHS cần được thưcj hiện theo hướng dẫn của Cục VTLT Nhà nước
Trong DMHS, các DN cần xây dựng những nhóm HS cơ bản & những HS chủ yếu trong DN theo từng nhóm . Mặc dù có sự khác nhau về quy mô, về ngành nghề sản xuất kinh doanh, nhưng về cơ bản Văn bản, tài liệu có thể phân thành các nhóm sau:
+ Nhóm Hs, tài liệu về việc thành lập DN, đơn vị
+ Nhóm HS về tổ chức bộ máy & quản lý nhân sự
Danh sách các sáng lập viên, danh sách thành viên HĐQT, ban Giám đốc, tổng Giám đốc, phó giám đốc, kế toán qua các thời kỳ Các hợp đồng lao động của DN, HS về các chương trình tuyển dụng, tiếp nhận, thuyên chuyển công tác nhân viên, người lao động Tài liệu & các quyết định bổ nhiệm, bàu ban lãnh đạo DN HS, tài liệu về bảo hiểm xã hội trợ cấp+ Nhóm hồ sơ về hoạt động sản xuất kinh doanh
Kế hoạch kinh doanh Tiếp thị quảng cáo Theo dõi tình hình bán hàng, hợp đồng tiêu thụ sản phẩm, HS tham gia triển lãm Hội chợ thương mại, báo cáo tình hình kinh doanh của DN trong năm+ Nhóm HS về chương trình, kế hoạch, hình thức sản xuất kinh doanh của DN:
Gồm kế hoạch tài vụ hàng năm, quý
+ Hồ sơ về hợp đồng tài chính, hồ sơ thương mại, hợp đồng thương mại, các hoạt động khác có liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh
2. Mở hồ sơ
3. Thu thập văn bản, tài liệu
- Thu thập VB, tài liệu vào hồ sơ trong quá trình theo dõi & giải quyết VB, tài liệu. Cán bộ, nhân viên có thể nhận được VB, TL ( VB đến); những VB & TL đó thuộc về HS nào thì cán bộ nhân viên cần thu thập đưa ngay vào bìa HS đó sao cho không lẫn lộn giữa các nhóm & các HS
- Sau khi kết thúc công việc hoặc kết thúc năm, các cán bộ nhân viên có trách nhiệm kiểm tra laịi các VB, TL trong HS để kiểm tra đầy đủ.
4. Sắp xếp TL trong HS
- Sắp xếp tài liệi tring HS theo một trật tự nhất định ( theo thời gian, số thứ tự, vần chữ cái, trình tự giải quyết công việc )
5. Biên mục HS
- Mô tả ( bbiên mục) những thông tin cơ bản về HS gồm bìa HS, mục lục VB, chứng từ kết thúc
III. Quản lý HS trước khi nộp vào Lưu trữ
- Xây dựng quy trình lập & kiểm soát HS: Quy trình nnày cần lưu đồ hoá tất cả lộ trình từ khi hình thành đến khi nộp vào LT. Trong đó cần xác định rõ thời gian, điều chỉnh & trách nhiệm của từng cá nhân, đơn vị được giao lập & qlý HS.
Ví dụ: Hồ sơ bắt đầu hình thành năm 2006 dược quản lý tại đơn vị đến hêt năm 2007. Trong thời gian đó nếu xảy ra mất mát sẽ quy trách nhiệm
- Xây dựng & ban hành “ Quy trình quản lý & khai thác thông tin nội bộ”. Quy trình này cần xác định đối tượng được phép khai thác thông tin trong HS, thủ tục kèm theo & trách nhiệm của người quản lý HS cũng như người khai thác thông tin. Ngoài ra, trong quy trình cũng cần quy định những nguyên tắc & trách nhiệm của từng cán bộ trong việc cung cấp thông tin cho báo chí & trên các phương tiện thông tin đại chúng khác; nguyên tắc cung cấp & bảo mật thông tin các cuộc họp…
Nhớ là thank đấy nhé....!
1 nhận xét:
Bạn hãy để lại lời nhận xét nhé
thank nhiều.
Đăng nhận xét